Sistema para cooperativa de trabalho: o que ele precisa fazer que um sistema de empresa não faz

Cooperativa de trabalho não é terceirizada com outro CNPJ

Por fora, a operação parece a de uma empresa de serviços: contratantes, postos, turnos, uma fatura no fim do mês. Por dentro, é outra coisa. Quem cobre o posto é sócio, não funcionário. O que ele recebe é repasse da produção, não salário. E a diretoria presta contas a um quadro social que vota em assembleia.

Sistema feito para empresa de terceirização trata o cooperado como empregado, calcula folha onde a cooperativa apura produção e não tem lugar para capital social nem para assembleia. A cooperativa acaba com o sistema de um lado e as planilhas do que é próprio dela do outro — e o fechamento passa a depender de quem sabe juntar as duas coisas.

O cooperado, do cadastro à cota-parte

Tudo parte do cooperado: a escala, a produção, o repasse, os documentos que ele assina. O cadastro precisa ligar cada um à função que exerce, aos postos e aos contratantes — e mostrar o que falta para o eSocial, como PIS, CBO da função ou endereço com município, enquanto ainda dá tempo de pedir. Transmitir ao governo é com a contabilidade; o sistema entrega o cadastro limpo e o arquivo da produção do período.

E tem a parte que nenhum sistema de empresa conhece: a cota-parte, o capital que o cooperado subscreve ao entrar e integraliza aos poucos, muitas vezes descontada do próprio repasse. A pergunta que a diretoria precisa responder sem abrir planilha é simples: quanto cada cooperado já integralizou e quanto falta.

Escala por posto e por contratante

Na cooperativa de trabalho, a escala não é de pessoas, é de postos: a portaria do condomínio das 6h às 18h, a limpeza do centro empresarial, a recepção da escola. Cada contratante tem os seus postos e o seu horário. O que separa um sistema que ajuda de um que só desenha a grade:

• O turno sem cooperado aparece. Posto descoberto fica marcado como "a definir" na escala — e não entra na cobrança nem no repasse até alguém assumir.
• Presença confirmada no local. Entrada e saída com data, hora e localização no momento do registro, sem rastrear ninguém o dia inteiro. É o que responde ao contratante que diz que o porteiro faltou no dia 12.
• Funcionar sem internet. Subsolo, guarita, obra: o registro fica no aparelho e sobe sozinho quando o sinal volta.

Duas contas que saem do mesmo turno

Todo turno gera duas contas que não são a mesma: o que a cooperativa cobra do contratante e o que ela repassa a quem cobriu o posto. O condomínio paga o turno de 12 horas, a empresa o de 8, a escola só os dias de aula — e o repasse segue a regra que o quadro social decidiu.

• Valor gravado no turno. A tabela de cada contratante define o valor, e ele fica guardado no próprio turno. Reajuste no meio do mês não muda o que já passou.
• Cobrança com demonstrativo. O contratante aprova mais rápido uma lista dia a dia, com entrada e saída de cada turno, do que um total.
• Repasse a partir do registro. O valor de cada cooperado sai dos turnos validados, com os descontos e o líquido na folha — e ele confere tudo no extrato do celular, sem ligar para a secretaria.

Prestar contas ao quadro social

Esta é a parte que sistema de empresa não tem, porque empresa não tem sócio votando. A diretoria precisa mostrar o que comunicou, a quem e quando — e o cooperado precisa conseguir participar sem ir até a sede.

• Avisos com registro de quem recebeu. "Ninguém me avisou" deixa de ser discussão.
• Assembleia e consulta ao quadro. A assembleia e a enquete chegando a cada cooperado, em vez de um grupo de mensagem onde o aviso some.
• Documentos com assinatura eletrônica. Ficha de adesão, termos e comunicados assinados no celular, com o histórico guardado — e sem custo por documento, que numa cooperativa grande vira a maior linha da conta.
• O resultado do mês à vista. Contas a receber e a pagar, fluxo de caixa e o resultado do mês no mesmo sistema da produção, para a diretoria apresentar números que batem.

Perguntas para fazer a qualquer fornecedor

Leve esta lista para a demonstração. Ela não depende de quem está vendendo:

Nenhum fornecedor vai marcar todos os itens do mesmo jeito. O que a lista evita é descobrir, três meses depois da implantação, que a planilha voltou porque o sistema não tinha lugar para o que é próprio de uma cooperativa. Se a sua cooperativa é da área da saúde, escrevemos também o que um sistema para cooperativa de saúde precisa fazer.